Die Kundenproduktstatistik wird 1x pro Monat an den zugeordneten AD versandt.
Inhalte sind kaufmännische Informationen und Umsätze im abgelaufenen Monat, Vorjahr und laufenden Geschäftsjahr.
Jeder Außendienstmitarbeiter erhält jeweils am Anfang des Monats eine Statistik (ESP) über alle auf ihn gelisteten und mindestens 1x im letzten oder laufenden Geschäftsjahr kaufenden Kunden. Die Statistik wird am ersten Arbeitstag im Monat gedruckt und ebenfalls an diesem Tag versandt.
Jeder Kunde, der seit dem jeweils vorangegangenen Geschäftsjahr mindestens einmal Umsatz zu verzeichnen hatte, ist im Statistikdruck enthalten. Pro Kunde wird mindestens 1 Seite gedruckt.
Die oberen Zeilen der Kundenproduktstatistik enthalten kaufmännische Informationen zu Konditionen, letztem Kauf, etc. aber auch Adresse, Ansprechpartner (sofern eingepflegt), Info ob Preiskarte ja/nein, Kontoverbindung, Zahlungsbedingung etc.
Ebenfalls enthält das Blatt alle Umsätze, die der Kunde während dem Zeitraum „abgelaufenes Geschäftsjahr“ bis „aktuelles Geschäftsjahr – abgelaufenes Monat“ eingefahren hat. Die Umsätze werden je nach Produktgruppe unterschiedlich detailliert dargestellt und ermöglichen dem Außendienstmitarbeiter die Bedürfnisse seines Kunden und dessen Umsatzentwicklung perfekt nachzuvollziehen. Er erkennt auf einen Blick, ob der Kunde Umsatzrückgänge oder –zuwächse zu verzeichnen hat und kann bei Bedarf schnell handeln.
Nach Erhalt einer neuen Statistik (da Monat zu Ende), sendet der ADMA die Kundenproduktstatistikblätter zuverlässig vollständig nach Wendelstein z. Hd. Julian Huber zurück. Herr Huber kümmert sich um die Vernichtung.
Die Korrektur von Kundendaten erfolgt, indem der ADMA leserlich auf das betreffende Kundenproduktstatistikblatt die gewünschte Änderung schreibt. Alle Blätter, auf denen Änderungen vermerkt sind, werden gesammelt und sichtbar extra z. B. in einer Klarsichthülle, oben auf die, am Monatsende nach Wendelstein zu versendende, ESP gelegt. Der ID erkennt so direkt, dass Änderungen zu erledigen sind und leitet dies dann in die Wege.
Einmal pro Jahr, Anfang November, werden nicht nur alle Kundenproduktstatistiken der kaufenden Kunden, sondern auch die der nicht kaufenden Kunden gedruckt. Dieser Druck wird an den AD versandt, er tauscht innerhalb seiner 6 Regionsordner die Blätter aus und sendet uns die alten ebenfalls, wie oben beschrieben, zurück.
Auf den Statistiken für C- und D-Kunden befindet sich rechts eine Spalte, zum Eintragen verschiedener Daten des Kunden. Hier gibt es eine Version für Labore und eine Version für Zahnärzte. Sobald die Spalten einmal sorgfältig ausgefüllt wurden, erscheint auf dem nächsten Ausdruck nur noch eine kleine Leiste zum Ankreuzen des Gesprächsinhaltes. Außerdem soll bei jedem Besuch von C- und D-Kunden eine „scanfähige Unterlage“ (=Visitenkarte, Briefbogen, Terminzettel, Stempel etc.) der Kundenproduktstatistik beigelegt werden.
Die Statistiken werden 1x wöchentlich per Post nach Wendelstein geschickt. Dort werden die vermerkten Daten in die EDV übernommen. Die Informationen auf der scanfähigen Unterlage werden mit der EDV abgeglichen.
Für A- und B-Kunden gibt es eine Besuchsliste, auf der Besuche direkt eingetragen werden. Das Sammeln von Daten bzw. scanfähigen Unterlagen ist hier nicht notwendig. Hier gehen wir davon aus, dass alle Daten sehr aktuell in unserer EDV gepflegt sind, da wir mit den A- und B-Kunden im ständigen Geschäftskontakt stehen.